Grundlagen

OnBase® COLD (Computer Output to Laser Disk) ist die ideale Möglichkeit, um Berichte, Listen, Rechnungen oder nahezu jedes andere rechnergenerierte Dokument zu archivieren und für berechtigte Benutzer verfügbar zu machen. Durch die Speicherung auf kostengünstigen Medien wird der Zwang zur Ablage auf Papier, Mikrofilm oder Mikrofiche reduziert oder ganz aufgehoben. COLD gehört zu den kosteneffektivsten Dokumenttechnologien, denn es spart sofort Geld durch die Reduzierung von Druck- und Lagerkosten. Zusätzlich erhöht es die Produktivität durch ein zentrales Archiv.

Das OnBase® COLD Modul identifiziert, komprimiert und indiziert Berichte, Rechnungen, Listen usw. Diese können von Computersystemen als Text- oder Druckdatei (PCL, AFP oder Xerox Printstreams DJDE)- ausgegeben werden. COLD, das auch als Enterprise ReportManagement (ERM), bezeichnet wird, führt zu einer schnelleren Speicherung und Abfrage von Information und damit zu signifikanten Kosteneinsparungen bei Papier bzw. mikrografischer Ausrüstung. OnBase® COLD unterstützt das ASCII-Textformat und durch den Einsatz optionaler Filter PCL, AFP und Xerox Printstreams (DJDE).

OnBase® Advanced COLD ist eine Hochleistungsversion von OnBase® COLD. Diese nutzt Mehrfach-Parallel-Verarbeitung, um große Dateien schneller zu verarbeiten. Unter Ausnutzung von Multiprozessor-Workstations und optimierter Nutzung der vorhandenen Systemressourcen kann dieses Modul Berichte mit mehreren GB pro Stunde verarbeiten. Advanced COLD bietet zusätzlich auch einespezielle Möglichkeit zur Spaltenanzeige, die eine schnellere Textsuche in großen Dokumenten ermöglicht.

Funktionsweise

Systemadministratoren oder erfahrene Anwender können einen COLD-Prozess im Konfigurationsmodul oder über die Visual-COLD Menüoptionim OnBase®-Client konfigurieren. Visual COLD ermöglicht dem Anwender eine grafische Oberfläche zur Identifikation von Indexwerten und Zeichenfolgen, wobei direkt in einer visuellen Anzeige der Originaldatei gearbeitet wird. Die gesamte COLD - Verarbeitungund - Abfrage erfolgt mittels des OnBase®-Client. Anwender können COLD-Dokumente über mehrere leistungsfähige Suchmethodenfinden: Abfragedialog (Schlagwort- / Indexsuche), durch Bildung von Arbeitsmappen, durch benutzerdefinierte Suchen, Volltextsuche, automatisch erstellte Referenzen / Querverweise zwischen Dokumenten und Workflow. COLD-Dokumente können auch online zugänglichgemacht werden, über Fax oder E-Mail versandt werden oder für Front-Office-Systeme, wie z.B. dem Kundenservice, freigegeben werden. Zusammen mit anderen OnBase®-Modulen wie OnBase® Document Imaging, OnBase CD Publishing und dem OnBase® Web Serverkönnen IT-Abteilungen und Servicebüros ihren Kunden und Mitarbeitern die ganze Bandbreite elektronischer Dokumentenmanagementdienstleistungenanbieten.

Profitieren Sie davon!

Anwendbar in Organisationen aus den verschiedensten Industriebereichen, welche große Mengen Dokumente aus Anwendungenerzeugen oder aus Altsystemen bzw. aus Fremdsystemen archivieren müssen und die Druck-, Speicher-, Mikrofilm- oder Mikrofichekosten reduzieren wollen. Diese Listen, Berichte und ihre Schlagwörter können durch COLD / ERM in OnBase® einfach automatisiert importiert werden. Danach stehen sie sofort über den OnBase®- Client zum Abruf bereit.